Reunião x Produção.

Você está no seu trabalho, assoberbado de serviço, quando chega um e-mail, convocando-o para uma reunião do departamento. Desconsolado, você começa a prever o que lhe espera:

- o seu chefe vai repetir pela centésima vez o discurso sobre desempenho e metas;

- aquele seu colega esnobe vai aproveitar todas as intervenções para tentar mostrar o quanto é inteligente, competente e bem-informado;

- aquela outra colega, que dá palpite  sobre tudo, vai querer saber detalhes sobre os mais insignificantes pormenores;

- aquele assessor, que ninguém sabe ao certo para que foi contratado, vai esperar que todas decisões sejam tomadas, para começar a contestá-las;

- aquele seu colega bajulador não perderá nenhuma oportunidade de exaltar qualidades do seu chefe;

- e quando você pensar que a reunião está terminando e poderá voltar a trabalhar, a psicóloga do Departamento de Recursos Humanos, que nem havia sido convidada, irá pedir 5 minutos (e usar 30) para mostrar no PowerPoint algumas mensagens de auto-ajuda, repletas de imagens de bichinhos, que você até acharia legal se estivesse absolutamente sem nada para fazer.

É claro que reuniões são necessárias, principalmente quando se trabalha em equipe. 

Elas permitem que idéias sejam apresentadas e discutidas por um grupo qualificado de pessoas. Possibilitam a tomada de decisões de forma coletiva. Favorecem a coordenação entre atividades diferentes.

Mas também é verdade que a maioria das reuniões são mal planejadas ou mal conduzidas, ou as duas coisas juntas. 

Uma pesquisa da consultoria Synectics, publicada na Revista Exame , mostrou que gerentes gastam mais de três quartos de seu tempo em reuniões. E, pior do que isso, a mesma pesquisa revelou que, na média, somente 12% dos gerentes as consideram produtivas. 

Em empresas de alta performance a proporção sobe para 25%, enquanto entre as de baixo desempenho, o percentual cai para 2%.

Mas se a reunião for inevitável e imprescindível, é fundamental que sejam bem planejadas e conduzidas, observando-se alguns cuidados como:

- definir com clareza os objetivos da reunião e ater-se a eles, prevenindo discussões improdutivas;

- divulgar com antecedência os temas que serão tratados, para que os participantes possam se preparar;

- fixar um limite de duração e fazer o possível para cumpri-lo; e manter o foco e a objetividade, evitando que assuntos periféricos dispersem a atenção.

Por Tutuca,

A quem pense (Inclusive eu) que  uma reunião que dure mais de 30 minutos é uma reunião que tem tudo pra ser improdutiva  e que  se não houver uma decisão nesse espaço de tempo, o que será conversado e discutido durante um tempo maior que isso, não será levado em consideração pela maioria dos presentes à sala.